La gestión documental y sus beneficios en los Archivos Históricos.

Autor: MSc. Alejandro García Rodríguez.

Se plantea que ya la humanidad ha dejado atrás la era industrial para adentrarse en la Era del Conocimiento , dicha era está regida por la gestión del conocimiento, la gestión de la información y la gestión documental. Esta tríada forma una pirámide donde la gestión documental va a conformar la base y la cima será el conocimiento.

En Cuba la gestión documental ha tenido un insuficiente desarrollo y le ha tocado a los archivos históricos la misión de atesorar y rescatar, en la medida de sus posibilidades, la memoria documental e histórica del país, de hecho las funciones principales de un archivo son: Identificar, valorar, describir, conservar y servir la documentación.

Podemos definir a un documento como: Objeto material que registra o fija algún conocimiento y puede ser incluido en una recopilación.

En su acepción más amplia, conviene no sólo a las inscripciones, manuscritos y ediciones impresas sino también a las obras de arte, monedas y piezas de museo. (Mijailov, Chiornii y Guiliarevskii)

Algunos documentos se registran en soportes que solo permiten su consulta por la vía de un medio tecnológico, por ejemplo:

•Las películas y microsoportes

•Las cintas y materiales sonoros

•Los CD, discos flexibles y otros soportes digitales.

Estos documentos llamados especiales en la bibliotecología, por no tener como soporte el papel, tienen condiciones particulares (asociadas al soporte) que deben tenerse presente en su tratamiento y uso.

El documento de archivo como tal se define como un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con sus características de tipo material y formal.

La archivística moderna plantea que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).”

En las dos primeras edades el documento esta asociado a archivos administrativos y la documentación y la información que recogen están al servicio de dar respuestas a tramites administrativos como pueden ser, financieros, jurídicos, etc. Al pasar a la tercera edad el documento asume un valor permanente y se ceñirá a se consultado por su valor cultural e informático. Su custodia y conservación serán definitivos.

A los archivos históricos le corresponde la tercera edad, etapa donde el documento muere o renace; muere si el documento a la hora de ser valorado se determina que no reúne los requisitos para convertirse en un documento de valor histórico y renace si es considerado con valor histórico y por lo tanto se conserva por toda la vida.

Partiendo de lo antes expuesto podemos decir que los archivos son un recurso básico para la obtención de información. Ahora bien la causo o motivo que da origen a un documento de archivo nada o poco tiene que ver con las demandas futuras de la información que contiene y que en muchos casos, serán divergentes entre sí. Para demostrar lo antes expuesto, tomemos como ejemplo el manejo de la información contenida en documentos del AHPC que gracias a la gestión documental de esa institución se logró satisfacer a un usuario y elaborar un producto cultural que lleva intrínseca la unión de la tríada documento, información, conocimiento.

En febrero del 2004, el director del programa televisivo Semilla Nuestra llegó a nuestra institución en busca de información sobre la presencia de un posible ayuda de cámara del emperador francés Napoleón I. A partir de ese momento los especialistas del Archivo se pusieron en función de hallar la información deseada por el usuario.

Se consultaron los índices de Testamento, el libro Memoria Histórica de Cienfuegos y su Jurisdicción de Enrique Edo, y los protocolos notariales de la escribanía de José J. Verdaguer. Como resultado de la búsqueda se encontró un testamento a nombre de Francisco Teodoro Rousseau, colono de origen francés, donde se manifestaba que Napoleón Bonaparte y su familia le debían dinero por los servicios prestados. Continuamos indagando en los documentos del archivo, consultando el libro de los solares de la villa de Cienfuegos, planos de la ciudad de la época y en los libros de enterramiento del cementerio de Reina.

El resultado obtenido con la búsqueda de los documentos y la información contenida por estos, trajo como resultado un producto cultural que dio un uso diferente a la información contenida en los documentos.

En un inicio el testamento del colono Teodoro Rousseau tuvo un valor primario como documento legal de carácter probatorio a través del cual se demostraba que era propietario de bienes y que los legaba a su legitima esposa; 172 años después de emitido, el mismo documento, ya con un valor secundario o histórico, es utilizado con otros fines, los de probar la existencia en Cienfuegos de un Ayuda de cámara de Napoleón.

Gracias a la gestión documental del Archivo Histórico Provincial de Cienfuegos, el usuario encontró la información deseada de una manera fácil y rápida, propiciando que la información contenida en estos documentos centenarios sea divulgada y conocida por la comunidad, socializando así la información, ayudando a promover el conocimiento de la historia regional y difundir la memoria escrita de nuestra provincia.