Norma ISAD (G) de Descripción Archivística.

VERTIENTES DE LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA.

•  Normalización de la estructura de los datos: ¿Qué elementos de descripción podemos utilizar? Lista de elementos de descripción utilizables o áreas de descripción , con las normas complementarias para realizar la entrada de datos.

Ejemplos:

Formato MARC AMC, como formato de intercambio (que no de descripción).

Formato de las Guías de Fuentes.

Formatos sobre los que se crean los proyectos de informatización total.

•  Normalización del contenido de los elementos de descripción: Reglas que ayudan a saber qué se debe colocar en cada elemento de la estructura de datos, cómo ponerlo, en qué orden. (Complementario y posterior al anterior pues resulta su operacionalización).

•  Normalización de los instrumentos de descripción: Decidir qué es, para qué sirve cada instrumento y elaborar reglas precisas sobre su realización. (Prácticamente virgen en archivos).

•  Normalización de los lenguajes de recuperación. Control de vocabularios, tesauros .

I.- PROPÓSITO S DE LA NORMA ISAD -G.

•  Crear descripciones consistentes y apropiadas.

•  Facilitar la recuperación y el intercambio de información. Integrar la descripción de diferentes archivos en un sistema unificado de información .

•  Interconectar los distintos niveles de descripción sin repetir información.

II.- ALCANCE DE LA NORMA ISAD -G

Se dirige a lo que se denomina “descripción formal o definitiva”, es decir, la que tiene lugar cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido determinadas , respetando el principio de lo general a lo particular.

•  La unidad fundamental de descripción es el fondo o conjunto de documentos , orgánicamente creados y/o acumulados , respetando el principio de origen y procedencia, sin tener en cuenta la forma o el soporte, y usados por una familia, un particular o una institución en el desarrollo de sus funciones.

•  El fondo puede ser descrito como un todo en una única descripción o representado como un todo en sus partes en una organización jerárquica a varios niveles de descripción : descripción multinivel.

•  La recuperación de información se consigue por medio de la creación de “puntos de acceso” que deben reflejar el principio de procedencia.

LA NORMA ISAD -G SE BASA EN LA POSIBILIDAD DE LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL PUES A TRAVÉS DE LA COMBINACIÓN DE SUS 26 ELEMENTOS SE PUEDE (RE) CONSTRUIR LA DESCRIPCIÓN DE CUALQUIER UNIDAD , A CUALQUIER NIVEL Y LA FORMACIÓN DE TODOS LOS INSTRUMENTO S DE DESCRIPCIÓN.

Las áreas en que se distribuyen los 26 elementos de descripción de la ISAD-G son:

•  ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.

•  ÁREA DE CONTEXTO.

•  ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA.

•  AREA DE ACCESO Y UTILIZACIÓN.

•  AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA.

•  AREA DE NOTAS.

•  AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN.

III.- ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN.
•  ÁREA DE IDENTIFICACION.
•  Código de referencia

Objetivo:

Identificar unívocamente la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.

Regla:

Consignar en la medida que sea necesario para su identificación única, los siguientes elementos:

•  el código del país según la última versión de la ISO 3166 Códigos para la representación de nombres de países ;

•  el código del Archivo según la norma nacional de códigos de archivos país u otro identificador único de su ubicación;

•  el código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único.

•  Título

Objetivo:

Denominar la unidad de descripción.

Reglas:

Consignar bien el título formal, bien asignarle un título conciso de acuerdo con las reglas de descripción multinivel y las normas nacionales.

En caso necesario, si el título formal es largo, éste puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial.

En el caso de que se utilice un título atribuido, incluir en el nivel superior el nombre del productor En los niveles inferiores, puede incluirse, por ejemplo, el nombre del autor del documento, así como un término que indique el tipo documental de los documentos de la unidad de descripción y, en su caso, alguna expresión que refleje la función, la actividad, el objeto, la ubicación o el tema.

Distinguir entre los títulos formales y los atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o idiomáticas.

•  Fecha(s)

Objetivo:

Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción.

Reglas:

Para cada una de descripción, consignar, al menos, uno de los siguientes tipos de fechas, el más adecuado a la documentación y al nivel de descripción:

La(s) fecha(s) en la(s) que el productor acumuló los documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad.

La(s) fecha(s) de producción de los documentos. Aquí se incluyen las fechas de las copias, ediciones o versiones, anexos, u originales de las unidades documentales producidas con anterioridad a su acumulación.

Precisar el tipo de fecha utilizado. De acuerdo con las normas nacionales pueden emplearse e identificarse otras fechas.

Consignar, según los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas. Un intervalo de fechas debe entenderse siempre como inclusible a no ser que la unidad de descripción sea un archivo corriente o parte de él.

•  Nivel de descripción.

Objetivo:

Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.

Regla:

Consignar el nivel de la unidad de descripción.

Ejemplos:

Fondo

Sub-fondo

Serie

Sub-serie

Unidad documental compuesta / expediente

Unidad documental simple / documento

•  Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)

Objetivo:

Identificar y describir

•  la extensión física o lógica y

•  el soporte de la unidad de descripción.

Reglas:

Consignar el volumen de la unidad de descripción especificando el número de unidades físicas o lógicas, en cifras arábigas y la unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de descripción.

Alternativamente , consignar los metros lineales de estantería o los metros cúbicos de almacenamiento de la unidad de descripción. Si el volumen de la unidad de descripción se especifica en metros lineales y se considera conveniente añadir información adicional, ésta debe figurar entre paréntesis.

•  ÁREA DE CONTEXTO.

[Cierta información de esta área, por ejemplo, el nombre del o de los productor/es y la historia institucional / biográfica puede, en determinadas aplicaciones, incluirse en los correspondientes ficheros de encabezamientos autorizados.. Ver I.14.]

•  Nombre del o de los productor/es

Objetivo:

Identificar al productor (o productores) de la unidad de descripción.

Regla:

Consignar el nombre de la(s) entidad(es) o persona(s) física(s) responsables de la producción, acumulación y conservación de los documentos de la unidad de descripción. El nombre deberá especificarse de manera normalizada de acuerdo con las normas nacionales e internacionales y con los principios de la ISAAR(CPF).

•  Historia Institucional / Reseña Biográfica

Objetivo:

Proporcionar la historia institucional o los datos biográficos del productor (o productores) de la unidad de descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible.

Reglas:

Consignar sintéticamente cualquier dato significativo sobre el origen, evolución, desarrollo y trabajo de la entidad (o entidades) o sobre la vida y el trabajo de la(s) persona(s) física(s) responsable(s) de la producción de la unidad de descripción. En el caso de que exista información adicional en alguna publicación, citar dicha fuente.

Las Áreas de Información de la ISAAR (CPF) contienen elementos informativos específicos que pueden ser incluidos en este elemento.

Para personas o familias, consignar datos como nombres completos y títulos, fechas de nacimiento y fallecimiento, lugar de nacimiento, sucesivos domicilios, actividades, empleos o cargos, nombre original y otros posibles nombres, acontecimientos significativos y lugar de fallecimiento.

•  Historia archivística

Objetivo:

Proporcionar información sobre la historia de la unidad de descripción que sea significativa para su autenticidad, integridad e interpretación.

Reglas:

Consignar los traspasos sucesivos de propiedad, responsabilidad y/o custodia de la unidad de descripción, e indicar aquellos hechos que hayan contribuido a conformar su estructura y organización actual como por ejemplo, la historia de su organización, la producción de instrumentos de descripción contemporáneos, la reutilización de los documentos para otros objetivo o las migraciones de software. Precisar, en el caso de que se conozcan, las fechas de estos hechos. Si se desconoce la historia archivística, consignar este dato.

Opcionalmente , si la unidad de descripción se transfiere directamente desde el productor, no consignar la historia archivística, pero hacerlo constar en la Forma de ingreso . Ver 3.2.4.).

•  Forma de ingreso

Objetivo:

Identificar la forma de adquisición o transferencia.

Regla:

Consignar el origen desde el cual fue remitida la unidad de descripción la fecha y/o el modo de adquisición, siempre que no se trate, en todo o en parte, de información confidencial. Si el origen se desconoce, consignar este dato. Opcionalmente, añadir número de acceso o códigos.

•  ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
•  Alcance y contenido

Objetivo:

Proporcionar a los usuarios la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción.

Regla:

Dar una visión de conjunto (por ejemplo períodos de tiempo. ámbito geográfico) y realizar un resumen de contenido (por ejemplo, tipos documentales, materia principal, procedimientos administrativos) de la unidad de descripción, apropiados al nivel de descripción.

•  Valoración, Selección y Eliminación

Objetivo:

Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y eliminación efectuada.

Reglas:

Consignar las actividades de valoración, selección y eliminación realizadas o planificadas sobre la unidad de descripción, especialmente si afectan de alguna manera a la interpretación de la documentación.

En su caso consignar al responsable de la acción.

•  Nuevos Ingresos

Objetivo:

Informar al usuario de los ingresos complementarios previstos relativos a la unidad de descripción.

Regla:

Indicar si están previstos nuevos ingresos, estimando en su caso, su cantidad y frecuencia.

•  Organización

Objetivo:

Información sobre la estructura interna, la ordenación y/o el sistema de clasificación de la unidad de descripción.

Regla:

Especificar la estructura interna, la ordenación y/o sistema de clasificación de la unidad de descripción. Indicar los tratamientos realizados por el archivero. En el caso de archivos electrónicos, proporcionar información sobre la arquitectura del sistema.

Alternativamente , esta información puede incluirse, de acuerdo con las normas nacionales, en el elemento de Alcance y Contenido (3.3.1.)

•  ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO y UTILIZACIÓN
•  Condiciones de acceso

Objetivo:

Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción.

Regla:

Especificar la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte al acceso a la unidad de descripción. En su caso, indicar el periodo de tiempo durante el cual la documentación permanecerá no accesible y la fecha en la que la documentación sí lo estará.

•  Condiciones de reproducción

Objetivo:

Identificar cualquier tipo de restricción relativa a la reproducción de la unidad de descripción.

Regla:

Informar sobre las condiciones, como por ejemplo el derecho de propiedad intelectual, que regulan la reproducción de la unidad de descripción una vez que está accesible. Si la existencia de tales condiciones no se conoce, consignar este hecho. Si no existen restricciones, no es preciso señalarlo.

•  Lengua / escritura(s) de los documentos.

Objetivo:

Identificar la(s) lengua(s), y/o escrituras escritura(s) y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción.

Regla:

Reseñar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) de los documentos que forman la unidad de descripción. Especificar cualquier tipo de alfabeto, escritura, sistema de símbolos o abreviaturas utilizadas.

Opcionalmente , también los correspondientes códigos ISO de lenguas ( ISO 639-1 y ISO 639-2: Normas Internacionales para Códigos de Lenguas) o escritura(s), ( ISO 15924: Norma Internacional para Nombres de Escrituras).

•  Características físicas y requisitos técnicos

Objetivo:

Dar información acerca de cualquier característica física importante o requisito técnico que afecte al uso de la unidad de descripción.

Regla:

Indicar cualesquier condiciones físicas importantes, tales como necesidades de preservación, que afecten al uso de la unidad de descripción. Indicar cualquier software y/o hardware necesario para acceder a la unidad de descripción.

•  Instrumentos de descripción

Objetivo:

Identificar cualquier tipo de instrumento de descripción relativo a la unidad de descripción.

Regla:

Informar sobre cualquier instrumento de descripción que se encuentre en poder del archivo o del productor y que proporcione información relativa al contexto y contenido de la unidad de descripción. Si se considera necesario incluir información sobre la obtención de copias.

•  ÁREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA
•  Existencia y localización de los documentos originales

Objetivo:

En el caso de que la unidad de descripción esté formada por copias, indicar la existencia. Localización, disponibilidad y/o eliminación de los originales.

Regla:

Si el original de la unidad de descripción está disponible (bien en la propia institución bien en otro lugar) especificar su localización junto con cualquier otro número de control significativo. Si los originales ya no existen, o su localización se desconoce, consignar este hecho.

•  Existencia y localización de copias

Objetivo:

Indicar la existencia, localización y disponibilidad de copias de la unidad de descripción.

Regla:

Si la copia de la unidad de descripción está disponible (en la misma institución o en otro lugar) especificar su localización, y cualquier otro número de control significativo.

•  Unidades de descripción relacionadas

Objetivo:

Identificar las unidades de descripción relacionadas.

Regla:

Informar acerca de las unidades de descripción que se encuentran en el mismo archivo o en otro lugar y que tengan alguna relación con la unidad de descripción por el principio de procedencia o por cualquier otra clase de asociación(es). Emplear una introducción adecuada y explicar la naturaleza de dicha relación. Si la unidad de descripción relacionada es un instrumento de descripción, utilizar el elemento de la descripción Instrumentos de Descripción (3.4.5.) para indicarlo.

•  Nota de publicaciones

Objetivo:

Identificar cualquier publicación que trate o se base en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción.

Regla:

Dar la referencia, y/o información sobre cualquier publicación que trate o esté basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción. Incluir referencias de las transcripciones o ediciones facsimilares publicadas.

•  ÁREA DE NOTAS.
•  Notas.

Objetivo:

Dar información que no haya podido ser incluida en ninguna de las otras áreas.

Regla:

Consignar información especial o cualquier otra información significativa no incluida en ningún otro elemento de la descripción.

•  ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN.
•  Nota del Archivero.

Objetivo:

Explicar quién y cómo ha preparado la descripción.

Regla:

Especificar las fuentes consultadas para preparar la descripción y quién la ha elaborado.

•  Reglas o normas.

Objetivo:

Identificar la normativa e en la que está basada la descripción.

Regla:

Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y/o locales utilizadas en la descripción.

•  Fecha(s) de la(s) descripción (es).

Objetivo:

Indicar cuándo fue elaborado y/o revisado la descripción.

Regla:

Consignar la(s) fecha(s) en la que se ha preparado y/o revisado la descripción.

NORMA ISAAR (CPF)

Alcance y objeto.

Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de los productores de documentos y archivos (instituciones, personas y familias).

Objetivos

El objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas de productores de documentos de archivo y el contexto de su producción, de forma que permitan:

•  El acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de producción que está relacionada con las descripciones de los propios documentos, con frecuencia diversa y físicamente dispersos;

•  La comprensión para los usuarios del contexto que subyace en la producción y la utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y trascendencia;

•  La identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y familias; y

•  El l intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.

ESTRUCTURA Y USO DE LA NORMA.

ESTA NORMA DETERMINA EL TIPO DE INFORMACIÓN QUE PUEDE INCLUIRSE EN UN REGISTRO DE AUTORIDAD DE ARCHIVOS Y PROPORCIONA UNA ORIENTACIÓN SOBRE LA FORMA DE INTEGRAR ESTOS REGISTROS EN UN SISTEMA DESCRIPTIVO CONTROLADO.

Comprende una serie de elementos informativos numerados que pueden utilizarse para:

•  describir una institución, persona o familia en un sistema de descripción archivístico; y/o

•  controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones

•  documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas e incluso entre los mencionados productores y otros recursos que les conciernen o que ellos han producido.

Los elementos numerados de la descripción para un registro de autoridad de archivos están organizados en cuatro áreas de información:

•  Área de identificación (en la que se incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se está describiendo y que define un punto de acceso normalizado

•  Área de descripción (en la que se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades de la entidad que se está describiendo):

•  Área de relaciones (en la que se consignan y describen las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias)

•  Área de control (en la que se identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y por qué organización se creó y actualizó el registro de autoridad).

ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN. ISAAR (CPF)

•  ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.

•  Tipo de entidad.

Objetivo:

Indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia.

•  Forma autorizada del nombre.

Objetivo:

Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia.

•  Formas paralelas del nombre.

Objetivo:

Indicar las distintas formas que adopta la Forma autorizada del nombre en otras lenguas o escrituras.

•  Formas normalizadas del nombre de acuerdo con otras reglas.

Objetivo:

Registrar las formas normalizadas del nombre de la institución, persona o familia que se han construido de acuerdo con reglas diferentes de las aplicadas por el organismo que elaboró el registro de autoridad.

•  Otras formas del nombre.

Objetivo:

Registrar cualquier nombre existente de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de identificación.

Miscelánea de libros véase ..........

•  Identificador único para instituciones.

Objetivo:

Facilitar cualquier identificador, numérico o alfanumérico que se utilice para identificar la institución.

•  AREA DE DESCRIPCIÓN.

•  Fechas de existencia.

Objetivo:

Registrar las fechas de existencia de la institución, persona o familia.

•  Historia.

Objetivo:

Proporcionar una historia concisa de una institución, persona o familia.

•  Áreas geográficas.

Objetivo:

Indicar los principales lugares y/o ámbito territorial donde la institución, persona o familia tenía su sede, vivía o residía de forma habitual, o con los que tenía otro tipo de vinculación.

•  Estatuto jurídico.

Objetivo:

Indicar el estatuto jurídico de una institución.

•  Funciones, ocupaciones y actividades.

Objetivo:

Indicar las funciones, ocupaciones y actividades realizadas por la institución, persona o familia.

•  Atribuciones / fuente(s) legales.

Objetivo:

Indicar las fuentes legales de una institución, persona o familia, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.

•  Estructura interna.

Objetivo:

Describir la estructura administrativa interna de una institución o la genealogía de una familia.

•  Contexto general.

Objetivo:

Ofrecer información significativa sobre el contexto social, cultural, económico, político y/o histórico general en el que la institución, persona o familia actuaba, vivía o estaba activa.

•  Otra información significativa.

Objetivo:

Proporcionar cualquier otra información relevante sobre la institución, persona o familia.

•  AREA DE RELACIONES.

•  Nombre / identificador(es) de la institución, persona o familia relacionada.

Objetivo:

Registrar el nombre y cualquier identificador (es) unívoco (s) de la entidad relacionada para establecer un enlace entre el registro de autoridad y la institución, persona o familia relacionada.

•  Naturaleza de la relación.

Objetivo:

Identificar la naturaleza general de la relación entre la entidad que se está describiendo y otra institución, persona o familia.

•  Descripción de la relación.

Objetivo:

Proporcionar una descripción específica de la naturaleza de la relación,

•  Fechas de relación.

Objetivo:

Indicar las fechas de duración de la relación con otra institución, persona o familia.

•  AREA DE CONTROL.

  •  Identificador del registro de autoridad.

Objetivo:

Identificar el registro de autoridad de forma unívoca, dentro del contexto en el que se va a utilizar.

•  Identificador (es) de la institución.

Objetivo:

Identificar el servicio responsable de la creación del registro de autoridad.

•  Reglas y/o convenciones.

Objetivo:

Especificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la creación del registro de autoridad de archivos.

•  Estado del registro de autoridad.

Objetivo:

Indicar el estado de elaboración del registro de autoridad, de forma que los usuarios puedan entender la situación actual de éste.

•  Nivel de detalle del registro de autoridad.

Objetivo:

Indicar si el registro de autoridad tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo.

•  Lengua (s) y escritura (s) del registro

Objetivo:

Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la elaboración del registro de autoridad.

•  Fechas de redacción y revisión.

Objetivo:

Indicar cuándo se ha redactado y revisado el registro de autoridad.

•  Notas.

Objetivo:

Explicar cómo se ha elaborado el registro de autoridad.